Firmas como Ivnosys están observando cómo esta tendencia ha llegado para quedarse, ya que promueve la flexibilidad laboral y el abandono del papel.

Ivnosys, empresa española de referencia en materia de identidad digital, ha experimentado un crecimiento del 240% en la demanda de sus servicios de firma electrónica durante el primer trimestre de 2020. Y es que la crisis del COVID-19 ha provocado que la inmensa mayoría de empresas españolas tengan una gran dificultad a la hora de firmar cualquier tipo de documentación y avanzar administrativamente de forma telemática, ya que emular a distancia las garantías que otorgan los encuentros presenciales requiere de una tecnología especializada.

Las empresas que prestan servicios electrónicos de confianza ofrecen servicios como: firma electrónica, centralización de certificados digitales, gestión de notificaciones electrónicas, además de otras muchas. Es el caso de Ivnosys, que está ofreciendo soluciones a muchos problemas que enfrentan las empresas españolas debido al COVID-19 y cuya actividad global se ha incrementado un 280% durante los tres primeros meses del año. Esto se debe a que, además de promover las gestiones telemáticas, esta tecnología también permite abandonar el uso del papel, siendo este un importante foco de contagio.

La firma electrónica se ha vuelto imprescindible y actualmente se encuentra regulada por la normativa europea eIDAS (por sus siglas en inglés, electronic IDentification, Authentication and trust Services), que establece las normas para la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado único europeo.

Son muchos los sectores que demandan soluciones de firma electrónica, como el sector jurídico, ya que requiere muchos trámites con documentos firmados por muchas personas tanto de la misma empresa, como de sus clientes, procuradores, etc. Por otro lado, las grandes auditoras han visto muy reducidos sus plazos de entrega, por lo que encuentran en la agilidad un motivo más para adoptar la firma electrónica. Las plataformas que ofrecen estos servicios permiten registrar electrónicamente las evidencias necesarias para respaldar la validez legal de sus documentos.

El sector sanitario también requiere de herramientas de firma electrónica, ya que en muchas ocasiones es necesario firmar electrónicamente el consentimiento, la información que se le otorga al paciente o la recogida de pruebas médicas.

Los certificados digitales también están ganando adeptos desde el inicio de esta crisis, ya que permiten acreditar la identidad digital de empresas y particulares en el entorno digital; permitiendo acceder a sedes electrónicas, realizar trámites o firmar electrónicamente documentos. Es por ello que otra de las soluciones de Ivnosys más demandadas por las empresas es Ivsign, una plataforma que permite centralizar todos los certificados digitales en un único punto cualificado, gestionando y controlando en tiempo real el uso que se hace de ellos.

El sector de las telecomunicaciones es de los que más se ha interesado por herramientas que permitan unificar los certificados digitales, ya que cuentan con plantillas de muchos empleados y esta tecnología permite monitorizar constantemente por quién y para qué está siendo utilizado cada uno de los certificados de la empresa. Según Ivnosys, los despachos de abogados también están mostrando un creciente interés por este tipo de herramientas.

El sector bancario, por otro lado, está precisando la emisión de nuevos certificados para que sus propios empleados puedan empezar a firmar documentos telemáticamente. Además de centralizar los certificados, las entidades bancarias requieren una herramienta que organice de manera telemática los documentos que deben ser firmados, así como la creación de un circuito que registre los documentos que se firman por varias personas, sean empleados o clientes.

Otra de las soluciones de certificación electrónica de Ivnosys es IvNeos, desarrollada para realizar telemáticamente las gestiones electrónicas de las notificaciones recibidas por las administraciones públicas. Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, las empresas y profesionales tienen la obligatoriedad de comunicarse con la Administración Pública a través de medios electrónicos. Esta herramienta es muy demandada por empresas con presencia en varios ayuntamientos o que han de comunicarse con varios organismos públicos, así como aquellas que concursen directamente con la administración. Este tipo de empresas las encontramos principalmente en los sectores bancario, asegurador, telecomunicaciones, sanidad y energético.

La crisis del COVID-19 establecerá un punto de inflexión en el camino hacia la transformación digital, ya que, además de promover el teletrabajo -y con ello la conciliación familiar y la flexibilidad laboral-, está transformación se alinea con la creciente preocupación por el cambio climático.

Según un estudio del Department of Agriculture de los Estados Unidos el consumo de papel se ha reducido un 31% entre 2006 y 2018. La ya existente tendencia a abandonar el uso del papel se verá incrementada y herramientas como las desarrolladas por empresas como Ivnosys se volverán necesarias para realizar, con más agilidad y eficiencia, las mismas tareas que antes se gestionaban analógicamente.