La gestión de un pequeño negocio requiere una coordinación eficaz de todas las actividades, control financiero, comunicación y capacidad de reaccionar rápidamente. Y todo esto bajo usualmente bajo un presupuesto limitado y con falta de tiempo y recursos. 

Afortunadamente, hay herramientas digitales modernas que facilitan bastante muchos aspectos de trabajo, y no requieren grandes inversiones o conocimientos técnicos particulares.

Aquí recopilamos estas herramientas más útiles en la actualidad que van a ayudar a optimizar procesos en cualquier empresa pequeña, ahorrar dinero y tiempo, e incluso aumentar las ganancias.

1. GanttPRO

Esta herramienta va a resultar muy útil para organizar proyectos y tareas de la empresa. Al hacer diagrama de Gantt en GanttPRO, obtienes un gráfico muy intuitivo y claro con todos los plazos, responsables, dependencias y avances de cada tarea ya sea de un proyecto o un plan de trabajo general.

Detrás de una interfaz hay muchas funciones potentes. Puedes empezar desde cero dividiendo el  plan en fases, definir tareas y subtareas, asignar recursos, y ver como cuadra todo en el calendario. A medida que vayas completando las tareas, puedes llevar el control de presupuesto, gestionar la carga de trabajo y monitorear el rendimiento. Hay muchas funciones automáticas que te señalan los posibles problemas, sobrecostos e ineficiencias para que puedas tomar medidas adecuadas a tiempo. 

Resumen: Si necesitas una herramienta accesible para organizar el trabajo y hacerlo más eficiente, evitar retrasos y tener siempre una visión clara de todo el trabajo que hay por hacer, es un imprescindible. 

2. Expensify

El objetivo de cualquier negocio es mantener y aumentar la rentabilidad. Para ello es importante controlar los gastos. Al ser un negocio pequeño, lo más seguro es que tendrá a una sola persona responsable de eso sin más. O hasta incluso podría hacerlo el director mismo. En cualquier caso es una tarea tediosa y propensa a errores. Pues bien, Expensify hace que sea más fácil.  

Permite escanear los tickets con el móvil, capturar gastos desde cuentas o tarjetas, y generar a base de eso informes sin ninguna hoja de cálculo. ¿Hay algo mejor que evitar Excel??

El programa lee y reconoce la información de los recibos (incluyendo importe, categoría y fecha de pago, nombre del proveedor) y la clasifica después a base de tus procesos de contabilidad. También permite gestionar los reembolsos. Cosa que va a ser muy útil los equipos comerciales o de campo.

Por si quieres conectar la app con software de contabilidad, también hay posibilidades de integración. Además, siempre puedes sacar los datos para asesorías, informes y auditorías. 

Resumen: Si quieres llevar el control financiero en tu pequeña empresa, incluso sin tener un departamento contable o un contable, te recomendamos probar Expensify. 

3. Supermetrics 

¿Usas Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn, Shopify, CRMs, o algo similar en tu pequeña empresa? Apunta Supermetrics como una herramienta que tienes que probar si o si. La aplicación funciona como un conector entre los datos de estas herramientas y herramientas como Google Sheets, Excel o Data Studio. ¿Y qué es lo que obtienes? Informes que se generan automáticamente a base de estos datos y muestran tus KPIs sin tener que extraer y recopilar esta información a mano.

Puedes recopilar datos publicitarios, las métricas de ventas y tráfico web en un panel que se actualiza a diario automáticamente. Con esta información el equipo puede analizar el rendimiento de campañas, evaluar los resultados por periodos o productos, y detectar cuál estrategia o actividad funcionó y cual no.

Lo bueno es que incluso si no tienes experiencia en análisis de datos, puedes sacarle partido. Aparte de que su funcionalidad está basada en bloques, también ofrece plantillas.

Resumen: Supermetrics te va a venir muy bien para mejorar el ROI en tus iniciativas digitales, y proporciona los datos necesarios para desarrollar o ajustar campañas la estrategia sin requerir a analistas.

4. Notion 

¿Quieres organizar notas y conocimiento dentro de tu pequeña empresa? Utiliza Notion. Su entorno super flexible permite organizar la información con bases de datos, crear y adjuntar documentos, gestionar tareas simples con la ayuda de tableros, planificar actividades con calendarios, y tener wikis en un espacio digital compartido por todo el equipo.

¿Cómo ayuda Notion a organizar el negocio? Funciona como un sistema que centraliza procesos, manuales, agendas, registros de clientes y hojas de ruta y muchas más cosas relevantes para los procesos empresariales y comerciales. Además es muy personalizable para cualquier nicho o proceso. Y si no tienes tiempo o ganas de crear tu espacio de trabajo, hay muchas plantillas prediseñadas. 

Los permisos de acceso hacen posible también la interacción con clientes, socios u otro tipo de colaboradores. Puedes usarlo en versiones web, móvil o en escritorio, se sincroniza todo perfectamente al instante. 

Resumen: El beneficio principal de Notion es que ayuda a organizar la operativa diaria de una pequeña empresa perfectamente.

5. Make 

La automatización de procesos puede ahorrarte tiempo y dinero. Una herramienta como Make (conocida antes como Integromat) permite conectar distintas herramientas y crear flujos automáticos sin tener que escribir código. Por ejemplo, puedes automatizar un proceso simple para que al recibir un email se cree un evento en tu calendario, o procesos super complejos de ventas, stock e inventarios.

Make se integra con más de 1.000 apps (Shopify, Gmail, Airtable, Stripe, Google Drive, entre ellas). Puedes crear un escenario que sea aplicable para tu tipo de negocio y actividad comercial paso a paso.

¿Qué ganas con eso? Ahorras tiempo, reduces errores que ocurren al pasar los datos a mano de una herramienta a otra, y te aseguras que cada proceso funcione igual siempre, incluso reemplazando la necesidad de mano de obra para algunos casos.

Resumen: Prueba Make si te falta mano de obra o quieres automatizar procesos para que sean más eficientes..

6. Miro

Miro es una herramienta que ayudará a colaborar en equipo. Fue diseñada para equipos creativos y remotos, pero hoy en día se ha convertido en una plataforma indispensable para muchas pymes. Los equipos desarrollan ideas y conceptos con mapas mentales, planifican lanzamientos y eventos, visualizan procesos, o simplemente lo usan como una pizarra para reuniones.

Tienes ahí decenas de plantillas para arrancar rápido con tu Business Model Canvas, roadmap, análisis DAFO, y otras actividades similares y permite trabajar tanto en tiempo real , como asincrónicamente. También puedes incluir Miro en reuniones por Zoom o Google Meet con clientes o equipo.

Resumen: Miro es una forma efectiva de planificar y conceptualizar cosas visualmente. Si necesitas más innovación y coordinación en tu pequeña empresa, no lo pienses.

7. Calendly

Coordinar agendas puede consumir muchísimo tiempo. Calendly, al contrario, ayuda a ahorrar.  ¿Cómo? Tú defines los días y horas disponibles y la otra parte (clientes, socios y etc.) eligen en una página web la hora que más les convenga.

No habrá conflictos con otros calendarios, ya que se sincroniza con calendarios de Google, Outlook o Apple. Además, la página de registro permite añadir buffers, hacer preguntas específicas para los que piden la cita, configurar recordatorios automáticos e incluir links de videollamada.

Es ideal y muy popular entre consultores, asesores, clínicas o cualquier negocio que funciona a base de sesiones agendadas. No solo da una imagen profesional, sino que también ayuda mucho con la organización de citas y gestión de tiempo.

Resumen: Incluye Calendly en tu kit de herramientas, si quieres tener las citas organizadas y mejorar la experiencia del cliente.

8. WhatsApp Business 

WhatsApp Business es una vía profesional para atender a los clientes. Hay funcionalidades específicas para una comunicación organizada y fluida, etiquetas para ordenar a los clientes, catálogos de productos y posibilidad de programar mensajes. Y no tienes que preocuparte si alguien escribe fuera del horario laboral, la aplicación puede responder automáticamente. 

Se adapta muy bien a comercios pequeños, talleres, clínicas o autónomos que quieren mantener el contacto con sus clientes de una forma más simple que un programa de gestiones complejas. En tu  perfil puedes indicar horarios, ubicación, agregar enlaces relevantes y automatizar confirmaciones de pedidos o envíos.

Lo bueno de esta aplicación es que la utilizamos todos los días a todas horas.  Es una vía rápida y familiar para la mayoría, y eso mejora la experiencia del cliente.

Resumen: Combina la cercanía y profesionalidad de WhatsApp Business para organizar la comunicación con tus clientes.

9. Jasper 

Si quieres estar a la vanguardia en tu negocio, tienes que saber aprovechar las herramientas de inteligencia artificial. Jasper es una de ellas. Básicamente, su objetivo principal es reemplazar a un copywriter. Puedes pedirle que escriba un post o un artículo, un anuncio, la secuencia de correos electrónicos o incluso una página web, y lo hará en segundos.

Permite elegir el tono, determinar el público objetivo, o abarcar ciertas palabras clave de SEO. Es muy útil cuando no tienes un equipo o una persona dedicada a redacción, pero tienes que hacer contenido frecuentemente. Además, permite trabajar a varias personas en el texto y guarda historial de textos que has hecho.

Resumen: Jasper es una buena opción si necesitas crear y organizar contenido profesional, sin tener que contratar y pagar por copywriters.

10. Brand24 

Seguimos con la presencia digital de tu negocio. Brand24 es una herramienta que revisa y te informa cada vez que alguien menciona tu marca o nombre en redes sociales, blogs, foros o cualquier medio digital popular. Te indica si el tono es positivo o negativo, y también revela la audiencia que alcanzas. 

Así puedes tener el control de la reputación de tu negocio, identificar tendencias entre tu público objetivo, encontrar nuevos competidores o oportunidades de colaboraciones. Y algo esencial si trabajas en el entorno global, es que puedes filtrar por país o idioma.

La app funciona a base de alertas y también recopila toda la información en el formato de reporte para un seguimiento constante.

Resumen: Opta por Brand24 para organizar las actividades relacionadas con la presencia online de tu marca. 

11. Glassix 

Muchos negocios, y no solo pequeños, reciben mensajes desde cualquier canal: página web, formulario, email, WhatsApp, mensajes directos de Instagram o TikTok, Facebook... Todo eso puede volverse caótico en muy poco tiempo. Glassix puede salvar la situación, ya que canaliza todo para que llegue a una bandeja de entrada. De ahí puedes organizar el resto del proceso: responder, etiquetar y seguir conversaciones.

Y no es todo. Ofrece también chatbots básicos, una especie de CRM, estadísticas y reglas de automatización. Y para una atención y experiencia más personalizadas, tienes el historial de interacciones.

¿Qué negocios suelen usarlo más? Comercios electrónicos, academias de idiomas o cualquier empresa a la que le contactan mucho por varios medios.

Resumen: Glassix es una herramienta esencial para organizarla comunicación desde distintos canales.

12. Neuroflash

Neuroflash es otra plataforma necesaria para tu presencia online. Solo que en este caso está más enfocada en textos optimizados para el posicionamiento en buscadores. Es interesante que esté entrenado en el idioma y contexto europeo, por eso va a ser particularmente relevante para España.

Puedes usarlo para crear contenido de distintos tipos: artículos de blog, landing pages, fichas de producto de un sitio e-commerce, campañas y secuencias de email. La herramienta sugiere la estructura del texto, analiza el tono, hace la revisión de legibilidad y te recomienda las palabras clave relevantes.

Resumen: Utiliza Neuroflash si quieres crear contenido SEO que se posicione alto y atraiga tráfico orgánico sin depender de agencias externas.