Está siendo realizado por PFU la división de escáneres de RICOH. La tecnología de PFU (RICOH) permite preservar documentos únicos sin contacto y con alta resolución, sin renunciar a la rapidez informativa

En un contexto en el que la inmediatez informativa convive con una creciente exigencia de veracidad, la gestión documental se ha convertido en un pilar estratégico para instituciones de todo el mundo. Especialmente para aquellas cuya credibilidad depende directamente de la fiabilidad de sus fuentes.

Es el caso del Dicasterio para la Comunicación de la Ciudad del Vaticano, responsable de transmitir los mensajes del Papa y las posiciones oficiales a escala global. Para ello, custodia un archivo único que reúne siglos de documentos históricos, manuscritos, volúmenes encuadernados y material fotográfico de incalculable valor.

Con el objetivo de gestionar, proteger y preservar este patrimonio documental —y, al mismo tiempo, facilitar su consulta y difusión internacional— la institución inició hace años un proceso de digitalización que hoy se ha convertido en un referente a nivel global.

Preservar sin frenar el acceso a la información

El desafío era claro: conservar documentos extremadamente sensibles sin comprometer su accesibilidad inmediata. No se trataba únicamente de digitalizar archivos, sino de dotarse de la infraestructura de captura adecuada tanto para la tipología documental existente como para las necesidades operativas de eficiencia y eficacia en el proceso de captura. La infraestructura debía responder a exigencias críticas como el escaneo sin contacto, la reproducción en alta resolución y también a la ingesta automática de grandes volúmenes de información que permitiera garantizar la integridad y seguridad de la información.

En este contexto, la tecnología de PFU —división de escáneres de Ricoh— ha sido clave para dar respuesta a una necesidad que va más allá de la eficiencia operativa: garantizar la veracidad de la información en un ecosistema mediático global.

"Los escáneres de documentos de PFU son más que dispositivos. Forman parte de la infraestructura operativa. Apoyan la preservación, la verificación y la comunicación: todo lo que hacemos", destaca Jesus Cabañas, Regional Manager de PFU en Iberia.  

Para ello, el Dicasterio ha integrado soluciones como el ScanSnap SV600, que permite digitalizar materiales encuadernados sin manipulación agresiva, junto con la serie fi, diseñada para el procesamiento intensivo de documentos, combinando preservación y productividad en un mismo entorno.

De archivo físico a infraestructura digital basada en datos

El resultado ha sido una transformación profunda: el Vaticano ha evolucionado desde un modelo centrado en el papel hacia un archivo digital estructurado, accesible y basado en datos.

Este cambio ha tenido un impacto directo en su operativa diaria, permitiendo una entrega más rápida de materiales a medios internacionales, procesos más ágiles de verificación de contenidos históricos y una reducción significativa del riesgo de desinformación. Además, ha facilitado un uso más transversal de los archivos, especialmente en el ámbito fotográfico.

"Este caso demuestra que la digitalización no es solo una cuestión de eficiencia, sino de confianza. En entornos donde la información es crítica, la fiabilidad tecnológica marca la diferencia", señala Cabañas.  

Un proyecto en evolución que anticipa el futuro de los archivos históricos

Tras el éxito de esta iniciativa, el Dicasterio ha puesto en marcha un ambicioso proyecto de digitalización que abarca la totalidad de su biblioteca, incluyendo miles de fotografías que serán escaneadas y, en parte, puestas a disposición del público en el futuro.

El desarrollo contempla la adopción de soluciones avanzadas de gestión documental y tecnologías como RAG (Retrieval-Augmented Generation), que permitirán mejorar la recuperación de información y avanzar hacia un archivo aún más sofisticado, con digitalización de imágenes a 600 dpi.

También se espera trabajar en una segunda fase en un proyecto de IA.

Más allá del caso concreto del Vaticano, este proyecto refleja un reto compartido por numerosas instituciones a nivel global —desde bibliotecas y museos hasta universidades y organismos públicos—: gestionar el pasado sin renunciar a la inmediatez del presente.

Hoy, la digitalización ya no es una elección entre preservar o acceder, sino la única vía para garantizar ambas dimensiones con rigor, fiabilidad y continuidad en el tiempo.