Requerimientos de Hacienda, robos, actos vandálicos, ciberataques o empleados que no regresan a su puesto son algunos de los infortunios que pueden encontrarse los empresarios al retomar su actividad tras el verano.

 Para muchos autónomos y pequeñas empresas, septiembre no solo implica retomar la actividad de su negocio, sino que puede significar hacer frente a incidencias administrativas, laborales o de ciberseguridad que pueden poner en riesgo la actividad si no se gestionan a tiempo.

Legálitas Negocios repasa cinco de los contratiempos más habituales que pueden encontrarse los emprendedores tras las vacaciones y las soluciones legales para afrontarlas de manera adecuada.

1. Olvidaste solicitar los días de cortesía y te encuentras con requerimientos de Hacienda

Muchos autónomos aprovechan las vacaciones para desconectar, pero la Administración no se detiene. Si no se han solicitado previamente los denominados días de cortesía, es posible encontrarse a la vuelta con notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria, requerimientos de información o comunicaciones relativas a procedimientos tributarios.

Ante esta situación, conviene revisar de inmediato la Dirección Electrónica Habilitada y comprobar el estado de las notificaciones recibidas. Aunque algunos plazos hayan comenzado a correr durante la ausencia, en determinados casos todavía es posible presentar la documentación requerida o realizar actuaciones para evitar sanciones mayores.

Legálitas Negocios indica que, si el plazo para presentar alegaciones de tu expediente de Hacienda ya ha expirado, lo primero es comprobar si la Agencia Tributaria ya ha dictado la resolución o liquidación definitiva y presentar las alegaciones extemporáneas inmediatamente, ya que, según el principio de eficacia de la Administración, si se envían las alegaciones y pruebas antes de que el funcionario firme la propuesta definitiva o la resolución de liquidación, tienen la obligación de tenerlas en cuenta.

2. Tu negocio ha sufrido un robo o actos vandálicos durante el cierre vacacional

Si al volver de vacaciones, te encuentras una persiana forzada, daños en el local o mercancía sustraída es importante no tocar nada. Tras llamar a la Policía o Guardia Civil a fin de que levanten atestado personándose en el negocio o formalizar la denuncia en comisaría, detallando en la misma la lista de objetos, valor de los mismos, facturas de compra, fotografías, etc. como prueba de los hechos, hay que  guardar las grabaciones de las cámaras de seguridad antes de que se borren o sobrescriban.

Posteriormente, se debe informar al seguro. Normalmente, los negocios cuentan con  un seguro multirriesgo  que cubre  actos de robo o vandalismo. El plazo para denunciar suele ser un máximo 7 días desde que se produzca o descubra el robo.

El seguro suele ofrecer una indemnización rápida que permite reanudar la actividad.

3. Han hackeado la web de tu negocio y han accedido a datos de clientes

Las vacaciones son también una época especialmente sensible en materia de ciberseguridad. Muchas empresas reducen su actividad y los sistemas permanecen menos supervisados, lo que puede ser aprovechado por ciberdelincuentes para acceder a páginas web, bases de datos o sistemas de gestión.

Al volver, algunos negocios descubren accesos no autorizados, alteraciones de la web o incluso la filtración de datos personales de clientes.

Cuando existe una brecha de seguridad que afecta a datos personales, Legálitas Negocios señala que el empresario debe actuar con rapidez para contener el incidente, analizar el alcance de la afectación y valorar las obligaciones legales que puedan derivarse en materia de protección de datos, incluyendo, cuando proceda, la notificación a la autoridad competente y a los afectados.

4. Un trabajador no regresa a su puesto tras las vacaciones

Otra situación relativamente frecuente es que, transcurrido el periodo vacacional, algún empleado no se reincorpore a su puesto de trabajo y tampoco justifique su ausencia.

Ante un supuesto así, lo primero que debe hacerse es ponerse en contacto con el trabajador por los medios habituales de comunicación (llamada telefónica, enviar un email...), y preguntar el motivo de su no incorporación, puesto que puede que las faltas de asistencia estén justificadas.

En caso de no poder contactar con el empleado, conviene enviarle un burofax (documento que certifica tanto la entrega como el contenido), dando la oportunidad para que justifique sus ausencias e indicándole que, en caso contrario, dará lugar a una sanción disciplinaria.

Si transcurrido un plazo prudencial tras la recepción del burofax, el trabajador sigue sin reincorporarse ni justificar sus ausencias, tras comprobar si hay una baja médica (incapacidad temporal), hay varios escenarios posibles:

Falta injustificada: Si la ausencia no tiene justificación se considera una falta de asistencia según el Estatuto de los Trabajadores. Habría que verificar las disposiciones del convenio colectivo aplicable y aplicar la sanción o despido que corresponda: Acumular días sin justificar permite a la empresa aplicar una sanción o un despido disciplinarios.

No es baja voluntaria automática: Faltar al trabajo no equivale siempre a una baja voluntaria, la empresa debe tramitar el despido o requerir el abandono formal.

5. El último cuatrimestre del año: clave para optimizar la fiscalidad del negocio

Legálitas Negocios afirma que la vuelta de las vacaciones es también un buen momento para revisar la situación financiera de la empresa antes del cierre del ejercicio.

Analizar ingresos, gastos, inversiones previstas y necesidades del negocio puede permitir aprovechar determinadas ventajas fiscales, planificar inversiones, adelantar compras necesarias para la actividad o realizar gastos estratégicos antes de finalizar el año.