Hay cambios que llegan sin hacer ruido, pero que lo transforman todo. La implantación de la factura electrónica en España es uno de ellos y responde a algo más que una simple cuestión técnica. Se trata de una nueva forma de entender las relaciones comerciales, de organizar optimizadamente la contabilidad y de asegurar que el dinero fluye con claridad y sin obstáculos. No son pocas las empresas que se verán obligadas a dar este paso que inicia una etapa mucho más eficiente, sofisticada, segura y profesional.
El impulso no ha sido casual. La ley conocida con el nombre de “Crea y Crece” ha puesto las cartas sobre la mesa y ha marcado una hoja de ruta clara e insalvable para las organizaciones empresariales de todo tipo y tamaño, incluyendo Pymes, negocios y profesionales. El objetivo no es otro que el de digitalizar para crecer, para competir con mayores opciones y dejar atrás sistemas obsoletos. Esta ley, aprobada para facilitar la creación de empresas y reducir la morosidad, obliga a mirar al futuro con una mentalidad más ágil, modernizando, digitalizando, la forma con la que se factura, controla y gestiona cada operación económica.
A falta de su aprobación definitiva, la factura electrónica obligatoria es una realidad para muchas compañías, especialmente aquellas con una facturación superior a los ocho millones de euros, que tendrán un periodo de 12 meses para adaptarse a la nueva normativa, una vez se apruebe el texto definitivo. Para el resto, autónomos, pymes y profesionales, los plazos también están definidos, contando con 24 meses para su total adaptación cuando la mencionada normativa esté aprobada.
En definitiva, en los próximos años, todos deberán adaptarse, por lo que es aconsejable comenzar ahora el necesario aprendizaje. Pero más allá de la exigencia legal, lo que está en juego es mucho más que una simple cuestión de cumplimiento normativo. Es una oportunidad para mejorar, para optimizar procesos y para mirar de frente al futuro sin miedo.
Menos papel, menos errores y más control
Gestionar las innumerables facturas en papel con las que se inundan las oficinas y departamentos de contabilidad, buscar copias, corregir datos o reclamar pagos atrasados, no siempre se realiza de forma fluida, de hecho, la mayoría de las veces es un auténtico caos. Quien trabaje en este entorno sabe perfectamente que la gestión administrativa tradicional puede convertirse en un laberinto y que digitalizar el proceso ahorrará tiempo y recursos, evitará errores humanos, reducirá costes y mejorará notablemente la trazabilidad de cada operación.
Por otro lado, también se va a conseguir tener toda la documentación ordenada, accesible y conectada con sistemas de gestión, facilitando enormemente el trabajo del equipo financiero. Urge, por tanto, esta transformación para ganar en precisión, en velocidad de respuesta y en capacidad para anticipar movimientos, y destacar sobre la competencia. La factura electrónica permite, en definitiva, tomar decisiones con datos fiables y en tiempo real.
Para ejecutar esta implementación, herramientas como CEGID se presentan como ideales. Se trata de una solución tecnológica que trasciende el mero cumplimiento con lo exigido por la ley, yendo mucho va más allá al automatizar procesos, conectar con otras áreas del negocio y permitir gestionar de forma inteligente toda la contabilidad de una empresa. Y, para rematar, lo hace desde una interfaz sencilla, pensada para personas, no solo para técnicos.
Pasar a lo digital, sin traumas ni complicaciones
Ya que es una obligación, cabe preguntarse: ¿Por dónde empezar? ¿Qué sistema elegir? ¿Cómo formar al equipo? Lo cierto es que la transición hacia la factura electrónica no tiene por qué ser caótica. Si se hace bien, puede ser incluso una forma de renovar la estructura interna y liberar tiempo para lo realmente importante, que es hacer crecer el negocio.
Lo primero es conocer cómo se está trabajando actualmente. Analizar los procesos, detectar los cuellos de botella y ver qué tareas siguen dependiendo del trabajo manual. A partir de ahí, el siguiente paso es elegir un software que se adapte a la realidad de la empresa y no al revés. CEGID, por ejemplo, ofrece soluciones escalables y pensadas para acompañar el crecimiento de cada negocio, sea cual sea su tamaño o sector.
Formar al personal es esencial, pero más que una formación técnica, se trata de que todos entiendan el “por qué”. Cuando los equipos comprenden que este cambio no es una carga, sino una herramienta que les facilitará la vida, todo fluye mucho mejor.
Una herramienta que ayuda a construir un entorno empresarial más justo
Hay un beneficio más, quizá menos visible, pero igual de relevante. La expansión de la factura electrónica tiene un fuerte impacto en la lucha contra la evasión fiscal, ya que cada transacción queda registrada y cada operación reflejada con transparencia. Esto permite a la Administración actuar con mayor eficacia, detectar irregularidades y, en definitiva, generar un entorno más justo para quienes cumplen con sus obligaciones.
Además, las propias empresas se benefician de una mayor profesionalización del entorno. Saber que los proveedores emiten facturas claras y puntuales, que los pagos se comprueban sin discusiones y que los cobros quedan documentados de forma automática, es un cambio que se nota en el día a día.
Sin embargo, este nuevo marco exige adaptación, inversión inicial y quizá cierto esfuerzo. Pero también es cierto que, una vez superado ese primer paso, el ahorro de tiempo, el orden documental y la mejora operativa son incuestionables.
