Desde las asociaciones AFE y AIMFE se ha querido pulsar la situación del sector de ferias, eventos y congresos a nivel nacional, para lo que han consultado con otras asociaciones referentes de estos sectores, como OPC España, AOF y Asociación de Marketing España, además de las promotoras de esta iniciativa, para analizar en qué punto nos encontramos, cómo se está adaptando el sector a las nuevas circunstancias, las nuevas herramientas utilizadas, la relación con el cliente, las alternativas para reactivar, innovar y mejorar nuestro sector.

La Asociación de Marketing España sostiene que la situación en España mantiene un punto de atonía, con poca visibilidad a medio plazo. En general, el sector de los eventos corporativos ha bajado un 30% desde enero 2012. Se ve que en las Ferias se ha reducido la superficie media de participación por expositor, incluso el número de expositores, y algunos grandes eventos o ferias no han podido salir adelante.

Los organizadores de eventos (Agencias, OPCs) manifiestan que han optado por la diversificación, diferenciación y la reducción de sus costes fijos, buscando una salida a la situación actual.

Desde las Sedes de Eventos y Congresos se han doblado las acciones comerciales y de promoción en el extranjero, para compensar la reducción del mercado doméstico. Se tiende a participar en mas ferias y eventos de promoción en Europa.

Respecto a las Ferias, buscan adaptación en potenciar el uso de las redes sociales, webcasting, para generar contactos previos a la feria, optimizar calidad del networking durante la celebración, programa formativo, las Apps, y los beneficios que aportan a los visitantes. Apuestan por las herramientas tecnológicas en cuanto a acceso a comunicación, información, contenidos, y a su vez cuidar al máximo el "face to face" , vital para hacer negocios y crear "emociones ".

En cuanto al ROI, actualmente la mayoría de las empresas miden mucho más cualquier acción, evento o participación en ferias.  Los organizadores de eventos, ferias, sedes y espacios, tienden a ofrecer más valor añadido, más oportunidades de hacer contactos directos, enfocados a sus objetivos, segmentar su público objetivo y adaptar su discurso y acciones.

Desde AFE se considera que las ferias no son para nada ajenas a la situación económica en la que estamos inmersos y, por tanto, muestran la realidad de los distintos segmentos; en términos generales los salones viven momentos de dificultad, si bien hay sectores, como el primario, que tienen una fortaleza mayor que se refleja en los salones de la especialidad.

"Todos hemos tenido que optimizar los recursos, lo que nos ha llevado a una mejora de los procesos que va a servirnos no sólo ahora, sino también en el futuro. Incremento de herramientas digitales en sustitución de otras más tradicionales, videoconferencias, o socialmedia, son sistemas que permiten alcanzar objetivos a un menor coste, con el objetivo central siempre del servicio a los dos vectores fundamentales del mercado ferial: expositores y visitantes."

 "Hay una gran conciencia de las dificultades y por ello se está afrontando la situación con más esfuerzo y dinamismo, buscando nuevos productos y adecuando los existentes, la organización y los costes a la nueva dinámica."

"Hay una mayor interacción entre organizadores y clientes; el feed-back es constante lo que es muy positivo. Tanto expositores como organizadores son plenamente conscientes de que forman parte de un todo de cuyo buen funcionamiento se benefician ambos."

"Las ferias siguen siendo una herramienta fundamental en el desarrollo comercial. Su adaptación a las nuevas circunstancias no es sino una prueba de su gran capacidad para anticiparse a lo que el mercado le demanda."

Desde AOF comentan que:

"En la mayoría de países las ferias han sufrido, en los últimos años, un descenso de ocupación debido a que son reflejo de la actividad de cada sector y si éste baja, las ferias también bajan"

"Debemos acercarnos más a los clientes. Fomentar la labor comercial con visitas y seguimiento telefónico. Aportar valor a su presencia con nuevas herramientas tecnológicas. Invertir más que nunca en captar buenos  visitantes."

"La relación organizador-expositor ha cambiado de forma espectacular en los últimos años. Los expositores cada vez están más preparados y son más exigentes, solicitando que se les demuestre el retorno de la inversión de asistir a las ferias. Cada vez hay que trabajar más a medida de lo que requiere cada cliente. Las nuevas tecnologías aportan soluciones, pero al final hay que invertir más que nunca en las campañas de promoción." 

Por parte de AIMFE se considera que "el momento económico global, especialmente el nacional, está pasando por una difícil situación que está afectando a nuestro sector de manera importante. Pero no podemos dejar toda la responsabilidad de lo que está pasando a la crisis, ya que en un porcentaje elevado la política y la forma de actuar en estos últimos 15 años, han creado nuevos centros expositivos en un afán de promocionar y dinamizar numerosas regiones, ciudades, etc., y para la justificación de este tipo de inversiones se ha producido una sobre oferta de certámenes y distorsiones en tarifas, servicios, etc."

"Confiemos en que la crisis se convierta en oportunidad de emprender una mejor manera de realizar las cosas, donde la protección a nuestros clientes y la búsqueda del máximo retorno de las acciones relacionadas con el Marketing presencial sea el objetivo a conseguir." 

"Nuestras acciones pasan por el posicionamiento a nivel nacional y la apertura de mercados internacionales, mediante visitas comerciales, participación en eventos para promocionar nuestros servicios, generación de nuevos productos, formación adecuada para nuestra plantilla para ser más competitivos. Somos un país con una importante tradición ferial y tenemos cosas que aportar a las empresas internacionales en oficio y servicio."

"Los clientes están cambiando la percepción del retorno de la inversión, siendo mucho más exigente en sus acciones, camino que necesitamos para que se valore realmente que la feria tiene mucho que aportar al tejido empresarial. Esto nos va a exigir cambios importantes pero necesarios. Las nuevas directrices y preparación de los directores de marketing y comunicación tienen mas claro por donde ir."

"Recalcar que es necesaria la confianza entre las diferentes empresas proveedoras de servicios, buscando conjuntamente la excelencia en el servicio y teniendo mayor relación y colaboración entre los diferentes agentes que forman parte de este mercado."

OPC España opina que "al igual que en otros sectores, pues si bien no ha habido un gran descenso en el número de congresos, se está produciendo una bajada en el número de asistentes. Ello repercute considerablemente en el balance económico final de congreso en cuestión."

"Nuestro sector goza en la actualidad de buena salud, debido, fundamentalmente, al compromiso de las instituciones y empresariado para desarrollar este tipo de turismo. Nuestra capacidad de acogida para la celebración de grandes eventos, la existencia de un tejido empresarial, industrial y científico-tecnológico  potente y la diversidad de destinos que permiten adaptar  la oferta a las distintas tipologías de demanda existentes, así como la adecuada dotación presupuestaria para la realización de actividades promociónales, hacen que nuestra adaptación a las circunstancias actuales sea lo más satisfactoria posible."

"La apuesta por la innovación, como objetivo preferencial, hace que podamos suplir las bajadas producidas por la coyuntura económica,  propiciando con un esfuerzo en promoción y captación, más participación de clientes nacionales e internacionales."

"El sector ferial presenta bastantes similitudes organizativas con respecto al sector congresual, pero en el sector ferial, la empresa cobra un mayor protagonismo, ya que alrededor de ella, se realiza la feria correspondiente. La crisis ha afectado a todos los sectores y colectivos, tanto personales como empresariales, como consecuencia, el sector ferial no es una excepción en la actual coyuntura económica.

Las nuevas tecnologías han propiciado una nueva forma de relacionarse con el cliente y por ello, la relación a través de Internet, junto a una presencia activa, tanto en sitios Web, como en redes sociales y aplicaciones en la Nube, hacen que todas estas nuevas herramientas faciliten la relación entre empresas y clientes potenciales."

Desde la asociación AFE y AIMFE se han recogido las opiniones de estas asociaciones con el objetivo de provocar una reflexión colectiva sobre las medidas a tomar, teniendo siempre en mente al cliente final, con un mensaje claro de apuesta por el sector, su imagen y la del trabajo conjunto para mejorar la situación actual, en beneficio de todo el sector unido.