Son miles las empresas que han optado al llamado 'Kit Digital' puesto en marcha por el Gobierno de España, pero no todas saben los pasos que deben dar una vez se le ha aprobado esa concesión. Las Pymes que la solicitaron en esta primera convocatoria, la destinada a empresas de entre 10 y 49 empleados, deben antes de todo formalizar los Acuerdos de Prestación de Soluciones de Digitalización antes de seis meses, como se indica en el artículo 10.5 de la Resolución de Convocatoria (C005/22-SI).

De este modo, las empresas deberán elaborar y firmar estos acuerdos antes de que se cumpla ese periodo, que comienza a contar desde que se recibe la Resolución de Concesión de la ayuda al Beneficiario. Hay que remarcar que, si en seis meses no se formaliza el acuerdo, las empresas podrían perder su condición de beneficiarias.

Para que eso no ocurra, 2VM como agente digitalizador especializado en ayudar a las empresas en su adaptación al mercado digital, ofrece unas sencillas pautas a las empresas.

LO PRIMERO, FIRMAR EL ACUERDO DE PRESTACIÓN DE SOLUCIONES DE DIGITALIZACIÓN

En primer lugar, la empresa beneficiaria se debe reunir con los que serán sus futuros Agentes Digitalizadores para firmar el antes citado 'Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización'. Este acuerdo es un contrato que garantiza una serie de contenidos mínimos e incluye unas condiciones habituales en cualquier contrato de prestación de servicios.

Entre los contenidos y condiciones que debe incluir se encuentra la referencia al 'bono digital' al que se tiene derecho de cobro; el código de identificación del Agente Digitalizador adherido en el Catálogo de Soluciones de Digitalización del Programa; el código de identificación de la solución de digitalización seleccionada en dicho catálogo; las características técnicas y precio publicados en la referencia del mismo catálogo; el coste total de la solución contratada; el desglose de los conceptos subvencionables y sus importes; el compromiso de ambas partes de cumplir el acuerdo; las indemnizaciones que deban recibir en caso de incumplimiento; las cláusulas aplicables a la resolución de posibles conflictos entre las partes; y justificar que no existe vinculación entre las partes de conformidad.

Una vez realizado este primer paso, y con el acuerdo formalizado entre la empresa y el agente digitalizador, éste último accederá a una plataforma virtual que se habilitará a tal efecto en el portal Red.es donde localizar a la empresa beneficiaria a través del código de su bono, y activará la petición de ser el Agente Digitalizador de dicha empresa y su propuesta de servicios. A la empresa le llegará una comunicación automática a su email, para poder revisar y validar la propuesta del Agente Digitalizador a través del antes mencionado portal de Red.es. 

En último lugar, será la propia Administración quien revise la propuesta validada por la empresa beneficiaria, para dar su propia validación final y que el Agente Digitalizador pueda comenzar a prestar los servicios acordados con la empresa.

UN CONTRATO POR CADA SOLUCIÓN DIGITAL

Durante este proceso la empresa podrá visualizar en todo momento, y a través de la plataforma de Red.es si el acuerdo está pendiente de firma por alguna de las partes, si está presentando o si está pendiente de validación, por ejemplo: si se opta por elegir una única solución digital, la empresa únicamente tendrá que suscribir un contrato pero, si por el contrario son más, habrá que suscribir un Acuerdo de Prestación de Servicios de Soluciones de Digitalización por cada una de las soluciones elegidas. Es decir, con cada Agente Digitalizador hay que suscribir un acuerdo diferente para poder usar el Bono del Kit Digital.

Al mismo tiempo, desde 2VM informan a las empresas que hayan presentado una solución digital ya implantada, de la necesidad de justificar correctamente la relevancia de las nuevas funcionalidades, exponiéndolas de forma concreta durante este proceso de acuerdo en la plataforma.

“Se trata de un proceso automatizado e innovador puesto en marcha por la administración para favorecer la gestión de un gran volumen de expedientes, fomentando así la digitalización de miles de empresas”, afirman desde la agencia murciana, que inciden en que algo a tener muy en cuenta es que las empresas no podrán emplear su Bono Digital si han iniciado el proyecto antes de la petición del bono.

Igualmente, desde 2VM subrayan que es importante que las empresas y Agentes Digitalizadores sean conocedoras de los plazos especificados para cada fase de alta, validación y ejecución de los servicios, con el fin de cumplir con los protocolos establecidos y asegurar su correcta adecuación a ellos.